Désormais, il est difficile de se passer de l'intelligence artificielle. En effet, cette révolution numérique prend de plus en plus de place dans notre quotidien que ce soit dans la sphère privée ou professionnelle. Les secrétaires ont donc naturellement pris le virage IA et son utilisation est devenue quasi-quotidienne pour des tâches habituelles comme rédiger un mail, reformuler un texte, créer un compte rendu, organiser des informations ou préparer un document. Toutefois, l'IA n'est pas exempte de défauts et il faut faire attention à son utilisation. Dactylo'Cyn, votre centre de formation spécialisé dans les métiers du secrétariat, vous dévoile les 5 erreurs à éviter lorsque vous utilisez l’intelligence artificielle en tant que secrétaire.

1ère erreur : Copier-coller des informations confidentielles dans une IA

C’est probablement l’une des erreurs les plus importantes à éviter. On ne le répétera jamais assez, mais l'identitovigilance et la confidentialité restent capitales pour une secrétaire.

Au quotidien, une secrétaire manipule de nombreuses informations sensibles : pour les secrétaires médicales, il peut s'agir de problèmes de santé, de traitement. Pour les secrétaires administratives, on peut évoquer des rendez-vous importants. Enfin, pour les secrétaires comptables, cela concerne notamment des achats importants ou des transactions confidentielles etc.

La tentation de confier ses informations à ChatGPT, Gemini ou encore Claude peut être grande afin de reformuler ou résumer un texte par exemple. Néanmoins, cela peut être considéré comme un manquement professionnel. On peut citer notamment le cas des secrétaires médicales qui sont tenues au secret professionnel selon l'article L. 1110-4 du Code de la santé.

Attention, donc, à ne pas trop faire de copier-coller de données sensibles. Si vous avez vraiment besoin d'utiliser l'IA, retenez ses bons réflexes : anonymisez les informations avant de les utiliser, vérifiez les règles et outils autorisés par votre entreprise, utilisez de préférence les solutions d’IA validées par votre employeur.

Toutefois, en effectuant ces bons réflexes, il n'est pas sûr que cela vous fasse gagner du temps alors qu'au départ, ce qui vous a poussé à utiliser l'IA était sans doute le but d'aller plus vite. A vous de voir si utiliser l'IA est donc vraiment utile. 

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2e erreur : Faire confiance à l’IA sans vérifier ses réponses

On a souvent tendance à faire une confiance aveugle aux outils IA. Toutefois, ils peuvent produire des réponses totalement erronées. Le premier reproche qui est leur est souvent fait est que les outils IA ont une fâcheuse tendance à vouloir aller dans le sens de l'utilisateur et donc avoir du mal à la contradiction. Ils peuvent ainsi orienter une réponse afin de "vous faire plaisir" ou éviter de vous heurter. Le second reproche concerne les sources utilisées pour vous donner une réponse et ainsi vous présenter comme certaine une information qui ne l’est pas.

C'est pour cela qu'il faut être très prudent en tant que secrétaire. Une relecture et un esprit critique sont donc nécessaires. L’IA peut être votre assistant. Elle ne doit pas remplacer votre propre relecture à votre place.

3e erreur : Demander quelque chose à l’IA sans lui donner suffisamment de contexte

L'IA est intelligente… et bête à la fois. Elle a besoin d'un contexte bien établi pour vous donner une réponse qui correspond à votre demande. Il est difficile de lui faire une demande trop vague comme « Rédige-moi un mail professionnel. » car un mail professionnel peut être totalement différent selon la structure dans laquelle on travaille. Le secteur de votre entreprise peut également avoir un impact sur la rédaction de votre mail. En résumé, plus votre consigne est précise, plus l’IA pourra vous proposer un résultat adapté.

Exemple d'un prompt efficace : 

Au lieu de demander : « Écris un mail pour un client. »

Vous pouvez préciser :

• qui vous êtes ;
• à qui vous écrivez ;
• l’objectif du mail ;
• le contexte ;
• le ton souhaité ;
• les informations à intégrer ;
• la longueur souhaitée.

Vous obtiendrez alors une réponse beaucoup plus exploitable.

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4e erreur : Envoyer directement un contenu généré par l’IA

Dans le but de gagner du temps, on a tendance à copier-coller la réponse de l'IA et d'envoyer directement le résultat sans relecture et sans retouche. Il s'agit d'une grossière erreur.

Pour rappel, chaque IA possède son propre filigrane (watermark) au sein de son texte qui permet de voir si votre texte provient d'un outils IA ou non. Il est donc toujours plus prudent de reformuler, de modifier le texte et de le mettre "à votre propre sauce". 

Egalement, même lorsque la réponse de l’IA est correcte, elle n’est pas forcément adaptée à votre entreprise. L’erreur consiste donc à considérer la réponse de l’IA comme un contenu « prêt à envoyer ».

Il est donc impératif de relire le contenu, corriger les éventuelles erreurs, adapter le vocabulaire, personnaliser le message et respecter les habitudes de communication de votre structure. Cette étape permet également de conserver ce qui fait la valeur du métier de secrétaire : le jugement, la compréhension du contexte et la capacité d’adaptation.

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5e erreur : Utiliser l’IA pour tout… même lorsque ce n’est pas nécessaire

Comme évoqué ci-dessus, l’intelligence artificielle peut faire gagner énormément de temps mais également elle peut aussi parfois vous en faire perdre. Vaut-il mieux écrire par vous-même un mail de 2 phrases ou perdre du temps à écrire un prompt complet, corriger les erreurs, adapter le résultat final puis d'envoyer le mail ? A vous de faire le choix le plus pertinent.

Utiliser l'intelligence artificielle dans son quotidien de secrétaire est normal, on ne va pas vous faire culpabiliser, mais il faut savoir l'utiliser à bon escient. L’objectif n’est donc pas de remplacer toutes vos méthodes de travail par l’IA, mais d’identifier les tâches pour lesquelles elle apporte réellement une valeur ajoutée.

Les 5 erreurs à retenir

Pour utiliser l’intelligence artificielle efficacement dans le métier de secrétaire, évitez surtout de :

1. Partager des informations confidentielles sans précaution
2. Faire confiance aux réponses de l’IA sans les vérifier
3. Donner des consignes trop vagues
4. Envoyer directement un contenu généré par l’IA
5. Utiliser l’IA pour absolument toutes les tâches

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