Le métier de secrétaire médicale est parfois mal jugé et de nombreuses personnes connaissent encore mal la multitude de tâches que l'on peut accomplir dans ce métier. Les secrétaires médicales assurent à la fois l’accueil des patients, la gestion des dossiers, la coordination avec les professionnels de santé et le respect du cadre administratif. Si certaines tâches sont communes, d’autres, en revanche, varient fortement selon le lieu où exerce la secrétaire médicale. Dactylo'Cyn vous livre quelques exemples dans ce guide. C'est parti. 

Les missions communes à toutes les secrétaires médicales

Quelle que soit la structure dans laquelle elle exerce, la secrétaire médicale remplit un socle commun de missions essentielles. Il s'agit des missions essentielles de quotidien. Dactylo'Cyn vous les liste :

• Accueil physique et téléphonique des patients : elle rassure, oriente et répond aux premières questions.

• Prise de rendez-vous : en présentiel, par téléphone ou via des plateformes en ligne.

• Création et gestion des dossiers médicaux : elle s’assure que toutes les informations nécessaires sont enregistrées et à jour.

• Saisie et mise en forme de comptes-rendus médicaux : souvent à l’aide de logiciels spécifiques.

• Facturation et télétransmission des feuilles de soins : elle effectue le lien avec les organismes de santé.

• Organisation logistique du planning médical : coordination entre patients, médecins et parfois laboratoires ou spécialistes.

• Respect de la confidentialité et du secret médical : une obligation déontologique constante.  

Les missions spécifiques selon le lieu d’exercice

En hôpital ou en clinique

La secrétaire médicale peut être affectée à un service précis (chirurgie, urgences, maternité…). Elle organise les admissions et sorties des patients, planifie les hospitalisations et examens, et fait le lien entre les professionnels de santé et les services administratifs (archives, comptabilité, logistique).

En cabinet médical

Seule ou en petit effectif, elle doit faire preuve d’une grande autonomie. Elle s’occupe de la correspondance médicale, prépare les dossiers pour les consultations, et peut gérer la commande de fournitures ou l’entretien du cabinet.

En cabinet dentaire

Elle prend en charge la gestion des devis, des feuilles de soins dentaires, des ententes préalables, et assure le suivi des traitements en plusieurs étapes. Elle peut également assurer la coordination avec les prothésistes dentaires.

En laboratoire d’analyses médicales

Elle enregistre les prescriptions, vérifie les conditions de prélèvement, transmet les résultats, et signale les résultats urgents. Elle peut également organiser les tournées de prélèvement à domicile.

En centre de radiologie ou d’imagerie médicale

Elle planifie les examens d’imagerie en tenant compte des contraintes techniques (durée, type d’appareil, spécialité du médecin), informe les patients des consignes à suivre, et gère la transmission des images et des comptes rendus.

En cabinet paramédical

Elle adapte la gestion de l’agenda selon la fréquence des soins, suit les ordonnances, contrôle les prises en charge mutuelles et échange régulièrement avec les patients pour adapter le planning.

En centre de santé pluridisciplinaire

Elle assure la coordination entre plusieurs praticiens et spécialités, gère les agendas croisés, les dossiers partagés, et participe parfois à l’organisation d’actions de prévention (dépistages, sensibilisations…).

En médecine du travail

Elle organise les visites médicales en lien avec les entreprises et les services RH, suit les dossiers d’aptitude et met à jour les fichiers salariés selon les obligations légales.

Dans une mutuelle ou une assurance santé

Elle traite les documents médicaux envoyés pour remboursement, vérifie les pièces justificatives, et assure le lien avec les assurés ou les médecins-conseils.

Dans un centre de régulation médicale (SAMU, urgences, etc.)

Elle reçoit et trie les appels, évalue le degré d’urgence, et oriente vers les bons services. Elle travaille en lien direct avec les médecins régulateurs et doit savoir gérer la pression et les situations critiques.

Se former à toutes ces réalités avec Dactylo'Cyn

Chez Dactylo'Cyn, nous formons nos secrétaires médicales à toutes ces spécificités pour qu’elles soient immédiatement opérationnelles dans n’importe quelle structure. Grâce à des cas concrets, des mises en situation, et des formateurs issus du terrain, nos formations donnent aux apprenants une vision complète du métier.

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