Lors d'une réinsertion professionnelle ou une envie de changer de voie, choisir son avenir peut s’avérer complexe. Le métier de secrétaire, trop souvent réduit à des clichés dépassés, reste pourtant une fonction essentielle dans l’organisation et la gestion des activités d’une entreprise, d'un établissement de santé ou d’une structure publique. Mais comment savoir si cette voie est faite pour vous ? Voici un guide complet pour explorer les différents aspects du métier de secrétaire et déterminer si vous possédez les qualités et aspirations requises.

1. Comprendre le rôle central du secrétaire dans une organisation

Le secrétaire est souvent le premier point de contact entre une entreprise, établissement de santé et son public. Il ou elle incarne donc une véritable vitrine professionnelle : l’accueil physique et téléphonique, la gestion des rendez-vous, la communication interne et externe, l’organisation de réunions ou encore la rédaction de courriers sont autant de missions essentielles.

Mais au-delà de ces tâches visibles, le secrétaire joue un rôle clé dans la gestion administrative : suivi des dossiers, organisation de l’agenda, traitement des données, classement, archivage, gestion des fournitures… Des compétences indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise.

2. Les différentes spécialisations du métier

Il n’existe pas une mais plusieurs facettes du métier de secrétaire. Selon le secteur, les missions varient, tout comme les compétences demandées. On distingue notamment :

• La secrétaire assistante : Polyvalente, elle est présente dans de nombreuses entreprises. Elle assure l’accueil, la gestion des agendas, la coordination administrative.

• La secrétaire médicale : Elle intervient dans les cabinets, cliniques ou hôpitaux, avec des missions centrées sur l’accueil des patients, la gestion des dossiers médicaux, la coordination avec les professionnels de santé.

• La secrétaire juridique, comptable, technique... : Des métiers plus spécialisés qui nécessitent une connaissance approfondie de leur domaine.

Ainsi, selon vos centres d’intérêt, vos affinités avec certains secteurs et votre niveau de formation, vous pouvez orienter votre parcours vers une voie particulière.

3. Les compétences clés à posséder ou à développer

Se poser la question "ce métier est-il fait pour moi ?" suppose une introspection honnête. Voici quelques compétences fondamentales pour s’épanouir dans ce métier :

• Organisation : Vous aimez planifier, ordonner, structurer ? Un bon secrétaire sait gérer les priorités et optimiser son temps.

• Sens du contact : L’accueil et la communication sont au cœur du poste. Il faut être à l’aise avec tous les publics.

• Discrétion et fiabilité : La gestion d’informations confidentielles exige une grande rigueur éthique.

• Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, messagerie, logiciel de planning, logiciel de transcription…

• Orthographe et expression écrite : Un courrier mal rédigé ou une faute d’orthographe peut nuire à l’image de l’entreprise.

Ces compétences peuvent être acquises ou perfectionnées grâce à une bonne formation secrétaire.

4. Le savoir-être, un ingrédient indispensable

Outre les compétences techniques, le savoir-être est primordial. Si vous êtes naturellement calme, patient(e), empathique et diplomate, vous avez déjà une longueur d’avance. Le secrétaire est souvent le lien entre différents services ou interlocuteurs. Il ou elle doit donc inspirer confiance et faire preuve de réactivité.

5. Une formation pour valider votre projet professionnel

Se lancer dans une formation secrétaire permet de découvrir la réalité du métier, d’acquérir les compétences nécessaires et d’obtenir un diplôme reconnu. Chez Dactylo'Cyn, deux parcours sont proposés :

• La formation de secrétaire médicale (en format mixte ou en distanciel) afin de travailler au sein d'établissements de santé

• La formation de secrétaire assistante (en format mixte ou en distanciel), afin de travailler dans différentes entreprises ou encore structures publiques.

Chaque programme inclut une immersion professionnelle, un accompagnement personnalisé afin d'obtenir un diplôme reconnu par l'Etat.

6. Le niveau requis pour exercer

Le métier de secrétaire est accessible dès le niveau Bac, voire avant dans certains cas. Ce qui prime, c’est la motivation, la volonté d’apprendre et l’aptitude à s’adapter. Toutefois, une certification ou un titre professionnel comme ceux préparés par Dactylo'Cyn permet de se différencier sur le marché de l’emploi et d’évoluer plus facilement.

7. Les opportunités d’emploi

La demande en secrétaires reste constante. Dans le médical, les cabinets et centres hospitaliers cherchent du personnel formé. Côté entreprises, les secrétaires assistantes sont très recherchées pour leur polyvalence. Les opportunités existent aussi dans le secteur public.

La formation secrétaire permet donc une insertion professionnelle rapide, et souvent durable.

8. Des débouchés évolutifs

Le métier n’est pas figé. Avec de l’expérience et de la formation continue, il est possible d’accéder à des postes à responsabilité : assistant(e) de direction, gestionnaire administratif, responsable de service… Certains choisissent aussi l’entrepreneuriat et deviennent secrétaires indépendantes.

En conclusion

Le métier de secrétaire est riche, varié, et en constante évolution. Il s’adresse à celles et ceux qui aiment organiser, aider, communiquer, et gérer les coulisses d’une entreprise ou d’un service public. Si vous avez le goût du contact, le sens du détail, et l’envie d’un métier concret avec de vraies perspectives, alors une formation secrétaire peut être un excellent point de départ.

Et si vous souhaitez être accompagné(e) dans cette réflexion, les équipes de Dactylo'Cyn sont là pour vous guider. Le bon choix n’est pas toujours le plus évident, mais il commence par une question essentielle : est-ce que j’aimerais faire ça tous les jours ?