Dans « secrétaire », il y a « secret » et « taire ». Dans le cadre de son activité, la secrétaire (médicale, juridique ou administrative) est amenée à manipuler des informations confidentielles. Ces données, qu'elles concernent des patients, des clients ou des employés, doivent être traitées avec la plus grande discrétion. Le secret professionnel est une obligation légale et éthique qui encadre cette responsabilité. Quelles sont les obligations d'une secrétaire en la matière ? Quels sont les risques en cas de non-respect ? Dactylo'Cyn fait le point en s'appuyant sur les textes de loi en vigueur.

1. Qu'est-ce que le secret professionnel ?

Le secret professionnel est une obligation imposée à certaines professions de ne pas divulguer les informations personnelles auxquelles elles ont accès dans l'exercice de leurs fonctions. Cette obligation est prévue par plusieurs textes juridiques, notamment l'article 226-13 du Code pénal qui dispose :

"La révélation d'une information à caractère secret par une personne qui en est dépositaire soit par état, soit par profession, soit en raison d'une fonction ou d'une mission temporaire, est punie d'un an d'emprisonnement et de 15 000 euros d'amende."

Ainsi, toute révélation d'informations confidentielles peut entraîner des conséquences légales importantes.

2. Qui est concerné par le secret professionnel ?

Les secrétaires, en raison de leur fonction, sont donc concernées par cette obligation, notamment dans les secteurs suivants :

• Médical : Une secrétaire médicale est soumise au secret médical (article L.1110-4 du Code de la santé publique), au même titre que les professionnels de santé.

Excepté dans les cas de dérogation expressément prévus par la loi, ce secret couvre l'ensemble des informations concernant la personne venues à la connaissance du professionnel, de tout membre du personnel de ces établissements, services ou organismes et de toute autre personne en relation, de par ses activités, avec ces établissements ou organismes. Il s'impose à tous les professionnels intervenant dans le système de santé.

• Administratif : Les secrétaires d'administration publique doivent respecter la confidentialité des données auxquelles elles ont accès comme l'évoque le site servicepublic.fr : 

Un agent public (fonctionnaire ou contractuel) est soumis à diverses obligations dans le cadre de son activité professionnelle : devoirs de réserve et de neutralité, obligation de discrétion professionnelle et, dans certains cas, secret professionnel. Nous vous présentons en quoi consistent ces différentes obligations.

3. Quelles obligations pour les secrétaires ?

La première règle est la non-divulgation. Les secrétaires ne doivent pas partager d'informations personnelles avec des tiers non autorisés, que ce soit de manière verbale, écrite ou numérique. La deuxième est de garantir la protection des documents et informations sensibles en mettant en place des mesures de sécurité, telles que l'utilisation de mots de passe sécurisés pour les fichiers informatiques, la conservation des dossiers papier dans des armoires verrouillées ou encore l'anonymisation des données lorsque cela est possible.

Enfin, respecter le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) est primordial. Depuis l'entrée en vigueur du RGPD en 2018, toute personne manipulant des données personnelles doit veiller à leur protection. L'article 5 du RGPD impose notamment que les données soient traitées de manière "loyale, licite et transparente" et ne soient conservées que pour une durée limitée.

4. Quelles sont les sanctions en cas de manquement ?

Un manquement au secret professionnel peut entraîner de lourdes sanctions :

• Sanctions pénales : Un an de prison et 15 000 euros d’amende (article 226-13 du Code pénal)
• Sanctions disciplinaires : Licenciement pour faute grave, interdiction d'exercer
• Sanctions civiles : Dommages et intérêts en cas de préjudice subi par une personne concernée

5. Comment se protéger et éviter les erreurs ?

Pour éviter tout manquement, voici quelques bonnes pratiques :

• Ne jamais discuter d'informations sensibles dans des lieux publics
• Limiter l'accès aux données aux seules personnes autorisées
• Participer à des formations sur la confidentialité et la protection des données
• Utiliser un langage neutre et professionnel dans les e-mails et documents

Conclusion

« Tout voir, tout entendre et ne rien dire », doit être la devise des assistantes. Le secret professionnel est une obligation incontournable pour toute secrétaire manipulant des informations sensibles. Au-delà des obligations légales, il s'agit aussi d'un engagement éthique envers les patients, clients et employeurs. En respectant les bonnes pratiques et en appliquant les mesures de protection nécessaires, les secrétaires assurent la sécurité des données et protègent leur responsabilité professionnelle.

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